כאשר מתכננים אירוע, חשוב להכיר את הפרטים של הקהל שלכם, את הדרכים להוזיל עלויות וכן את השיטות להקל על כל התהליך.
כל עוד לוקחים את הגורמים הנכונים בחשבון, זה יעזור לכם להחליט איזה סוג אירוע עליכם לתכנן, באילו נושאים עליכם לעסוק וכיצד להוציא לפועל את האירוע.
אם אתם מתכננים אירוע, יש לא מעט דברים שחשוב לדעת, אבל ישנם שלושה גורמים עיקריים שכדאי לקחת בחשבון.
ראשית, האירוע שלכם יצליח אם יש לכם מטרה ברורה.
שנית, האירועים הטובים ביותר הם כאלה שאנשים נהנים וזוכרים, ולכן חשוב שהאירוע יהיה חווייתי.
שלישית, חשוב שתהיה תוכנית יעילה כדי להוציא לפועל את האירוע.
מה מעבר לכך? קבלו מאיתנו 3 דגשים נוספים וחשובים לא פחות.
-
בחירת חברת הפקת אירועים
בין אם אתם מתעניינים באירועי חוץ, בטבע או בכל מקום אחר, חברות הפקה כדוגמת חווה ואדם הן קרש ההצלה שלכם.
חברות הפקת אירועים יכולות לעזור בהרבה מהעבודה המורכבת שתכנון אירוע בדרך כלל מצריך.
אנשי הצוות מטעם החברה דואגים עבורכם לכל הפרטים ודואגים שהכול נעשה נכון, תוך שיש באפשרותכם להחליט אילו סוגי משימות אתם מקצים עבור החברה.
בא לכם שהחברה תתעסק בעיקר בנותני השירותים כמו הקייטרינג והדיג’יי? אין בעיה.
רוצים שחברת ההפקות תתעסק עם כל מה שכרוך בתפאורה ועיצוב של אירועים מסוגים שונים? גם אפשרי, הכול תלוי בצרכים שלכם.
-
שימו דגש על נותני השירותים
אם אינכם שוכרים את הסיוע של חברות הפקות כדוגמת חווה ואדם או חברה אחרת, שימו לב שאתם נותנים את הדגש הראוי בבחירת נותני שירותים שונים.
בין אם מדובר על קייטרינג, דיג'יי, צלם אירועים או שף לאירועים, חשוב לוודא שאתם מקבלים לא רק שירות ומוצרים איכותיים, אלא גם במחירים אטרקטיביים.
מומלץ מאוד לערוך השוואת מחירים בין נותני שירותים שונים, מה שיאפשר לכם לדייק את מה שתקבלו בתמורה לכספכם.
בימינו יש כל מיני אתרים שניתן להשוות דרכם מחירים, זה לא אמור לקחת לכם יותר מכמה דקות בודדות.
-
הכירו את האורחים ואת צרכיהם
יש לכם לא מעט חברים טבעוניים? מוזמנים לאירוע אנשים שמאוד אוהבים אלכוהול איכותי?
אולי הזמנתם אורחים שמעדיפים ברביקיו שלא מפסיק לעשן ולצלות בשרים טובים?
ככה או ככה, חשוב להכיר מראש את סוג הקהל עד כמה שניתן, גם אם זה לא לפרטי פרטים.
כדי ללכת על ה-"SAFE SIDE", עדיף להזמין מחברת הקייטרינג מזונות מסוגים שונים, כולל מאכלים טבעוניים או צמחוניים.זה, במקרה שאינכם בקיאים בדקויות או בהבדלים בין אנשים שמגיעים לאירוע.
ואולי הכי חשוב מהכול, תתכננו מראש את התקציב שלכם, אבל תזכרו תמיד להשאיר בצד כ-15% חריגה בתקציב עבור כל מיני מקרי בלת"מ.
כך תוכלו להיות מוכנים לכל מיני הפתעות לא מתוכננות בהוצאותיכם.