לשעון הנוכחות במקום העבודה יש חשיבות רבה מאוד. תפקידו העיקרי הוא לרשום את מועד כניסת העובד לשערי העסק והיציאה ממנו. כך, מתאפשרת שליטה על תנועות כל עובד ועל פיהן גם מכינים את שכר העבודה. משכורות רבות נקבעות על פי נוכחות חודשית, אבל אחרות גם על פי נוכחות יומית, מספר שעות העבודה בפועל וכדומה. הדו"ח המתקבל משעון הנוכחות הוא אסמכתא המחייבת את שני הצדדים וקובע רבות במקרים של טעויות, מחלוקות זעירות או חמורות המגיעות עד לבתי דין לעבודה.
בעסקים רבים יש בעלי תפקידים אשר מבצעים עבודתם בשטח ולא בתוך המתחם השייך לעסק. אלו הם אנשי מכירות, אנשים טכניים המגיעים ללקוחות לטיפול בתקלות, מנהלים היוצאים לפגישות ועוד. שעון נוכחות מודרני מסוגל לדווח גם על מקרים כאלו בזכות היכולות הדיגיטאליות שלו. העובד מדווח באמצעות מכשיר הטלפון הנייד שלו או באמצעות כל מכשיר אחר המחובר לאינטרנט והמסרים נקלטים ונשמרים במערכת. לדיווח מהשטח יש חשיבות רבה בגלל תיקון 24 לחוק להגנת השכר המחייב דיווח מדויק גם לעובדים אלו.
החשיבות של שעוני נוכחות
מבחינים בשעוני נוכחות הפועלים על טכנולוגיות זיהוי שונות דוגמת: זיהוי ביומטרי, זיהוי על פי תווי פנים וטביעות אצבע. כל הטכנולוגיות הללו אמינות ונמצאות בשימוש במערכות שונות, ציבוריות, ממשלתיות, אזרחיות, ביטחוניות וכדומה. בנוסף לכל אלו, ניתן לדווח על נוכחות מקופה רושמת הקיימת בעסק ומהתוכנה המחוברת לשעון. ניתן להגביל את הדיווח לאזור גיאוגרפי ורבים מהמעסיקים מנצלים זאת. אחרים ירצו דיווח גם מאזורים גיאוגרפיים מרוחקים יותר.
הדיווח על פיו הינו מדויק מאוד, כך, יכול עובד לצאת ולחזור ממקום העבודה מספר פעמים ביום, השעון יקלוט את מועדי הכניסות, ולאחר מכן, יעובדו נתונים אלו בעת הכנת השכר. היכולת לפקח על כל תנועת העובדים בכניסה לעבודה והיציאה ממנה מעניקה שליטה רבה להנהלה היכולה להסב תשומת ליבו של כל עובד על איחורים וחיסורים ועל כל חריגה אחרת מהנהלים. לעובד עצמו ניתנת גישה לדו"ח הנתונים האישי שלו, כך, שהוא יכול לבדוק בעצמו את תנועותיו. מומלץ לרכוש שעון נוכחות ממשווק בעל מוניטין. הוא אף יתקין אותו במקום שנקבע לכך.