5 טיפים לניהול ועד בית מוצלח - עסקה טובה

זה נשמע מאוד קל, ועד בית מורכב מדיירים נבחרים שצריכים לקבל החלטות לגבי אחזקת בניין המגורים המשותף.

אבל בפועל, ניהול ועד בית ואחזקת מבנים זו אחריות רצינית שמצריכה המון אנרגיה, תשומת לב לפרטים, יכולות טכניות שונות, התמקחויות עם נותני שירותים ועוד. 

אם הפרויקט של ניהול ועד בית מרגיש לכם כמו משהו שאתם פשוט לא מעוניינים להתעסק אתו, ריכזנו עבורכם כמה טיפים שיכולים להקל משמעותית על חיי היום יום שלכם.

חברת אחזקת וניהול מבנים אחראית על כל ההיבטים של בניין מגורים, לרבות תיקונים, שיפוצים, גינון ועוד, ולכן נתחיל עם הטיפ הזה.

• שכרו חברת אחזקת מבנים וניהול ועד בית 

אם אתם רוצים לפנות לעצמכם הרבה זמן, לחסוך באנרגיות ועצבים מיותרים, אתם צריכים חברת אחזקת מבנים וניהול ועד בית.

תפקידיה של חברת ניהול ועד בית עשויים לכלול, בין היתר, גביית דמי שכירות מדיירים, תשלום חשבונות בשם ועד הבית וכן ניהול קופת ועד בית חיצונית עם בקרה ע”י תוכנת מחשב על כל שקל שיוצא ונכנס מהקופה.

כמו כן, חברת אחזקת מבנים כמו הטחנה הירוקה תדאג לכך שהמבנה נקי ובטוח, שכל שירותי ומתקני הבניין תקינים ועוד.

• הבניית תוכנית ועד בית מוגדרת

חשוב מראש להגדיר את התפקידים והאחריות של ועד הבית, כיצד לגייס, לאתר ולמצוא אנשי מקצוע, כיצד לתחזק את המבנה ואיך לנהל פתרון סכסוכים.

במילים אחרות, ועד הבית צריך להיות שקוף לגבי העבודה שצריך לעשות ולתקשר בפתיחות עם הדיירים בבניין.

בהיבט זה, יהיה כדאי ליצור לו"ז חודשי מסודר של כלל המשימות הנתונות בידי ועד הבית. כך, לפני כל פגישה כל הדיירים ידעו באילו נושאים ידונו.

• לוודא את זמינות ועד הבית 

"מספיק זמין" זו הגדרה מאוד אמורפית ונרחבת.

עם זאת, חשוב לוודא כי נציג ועד הבית מודע לעובדה שמשימות הניהול והאחזקה של המבנה יצריכו ממנו אנרגיה ומשאבים של זמן.

בתוך כך, כלפי וועד הבית צריכים להיות כללים וציפיות ברורים, כדי להבטיח שלנציגי הוועד יש את היכולת להתמודד עם כלל המשימות הנדרשות במעמד זה. 

• קופת ועד בית חיצונית וניהול הקופה

בעוד כי חברות כמו המטחנה הירוקה מספקות שירותי ניהול מבנים ואחזקת בניינים, חשוב גם להכיר שירותים כמו ניהול חיצוני של קופת ועד בית.

ניהול קופת ועד בית חיצונית מאפשרת לכם, הדיירים, להעביר את המושכות לצד שלישי.

הקופה תנוהל ותפוקח על ידי חברת אחזקת המבנים, לרבות ההתעסקויות עם דיירים סרבנים שאינם מעבירים את הצ'קים של ועד הבית.

זו כנראה ההמלצה הכי נכונה שנוכל לתת לכם כדי להקל על ניהול ועד בית. 

• הקפידו על פגישות עדכון

בין אם מדובר על פגישות עדכון ברמה החודשית או ברמה החצי שנתית, יש לקבוע פגישות סדירות עם סעיפים ברורים בסדר היום, דוחות והזדמנויות למשוב על ידי הדיירים.

כמו כן, אם נדרשות הצבעות בנושאים שונים, חשוב יהיה לקבוע קווים מנחים ברורים להצבעה בכל נושא.